POLÍTICA
DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
HYUNDAI COLOMBIA S.A.S
Hyundai
Colombia S.A.S. sociedad encargada de la comercialización de vehículos
motorizados nuevos y usados y de partes, piezas, repuestos y accesorios afines;
en desarrollo de su
actividad comercial, recolecta,
almacena, usa, circula y suprime información personal de sus clientes,
proveedores, empleados y personas naturales que podrían llegar a tener una
relación contractual o legal con la sociedad.
Hyundai
Colombia S.A.S. es consciente de las
implicaciones del Tratamiento de Datos Personales, por ello efectúa dicha
actividad conforme los principios y directrices contenidas en el Estatuto para
la de Protección de Datos Personales - Ley 1581 de 2012, los Decretos que lo
reglamentan y la Guía para la Implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada
de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Con miras a proteger y asegurar a los
titulares de datos personales un debido tratamiento de su información, HYUNDAI
COLOMBIA S.A.S. expide la presente Política de Tratamiento de Datos
Personales en cumplimiento de la normativa pertinente y los principios de
legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, acceso y circulación
restringida, seguridad y confidencialidad de que trata la Ley Estatutaria 1581
de 2012, la cual estará publicada de por medios electrónicos en https://astara.com/es/politica-de-privacidad/colombia.
La política de Tratamiento de Datos
Personales de HYUNDAI COLOMBIA
S.A.S., busca garantizar el
derecho al Protección de Datos Personales de las personas naturales que
entregaron su información personal a HYUNDAI
COLOMBIA S.A.S. para el debido tratamiento (uso, recolección,
supresión, almacenamiento y circulación) conforme a la finalidad informada en
la autorización dada.
HYUNDAI
COLOMBIA S.A.S., identificada con NIT No. 901.489.734-5, domiciliada
en la ciudad de Bogotá D.C en la dirección Av. Cra 45
No 108-27 T3 P12 y con comunicación directa al teléfono 6015190055 y al correo
electrónico [email protected] como
Responsable del tratamiento de datos personales ha designado
dentro de su estructura un Oficial de Protección de Datos Personales según
disposición de la Guía para la Implementación del principio de Responsabilidad
Demostrada de la Superintendencia de Industria y Comercio. El Oficial de
Protección de Datos Personales, asume la función de proteger los datos
personales dentro de la compañía, en cumplimiento de la normativa que rige la
materia, así como de las presentes políticas establecidas para tal fin.
Brindar la debida protección a los
intereses y necesidades de los titulares de la Información personal tratada por
HYUNDAI COLOMBIA S.A.S., entendiéndose
por titulares de datos personales -la persona natural cuyos datos personales
sean objeto de Tratamiento -. De la misma manera, dar a conocer el trámite
más expedito y legal de las diferentes solicitudes y reclamaciones que puedan
presentar dichos titulares.
Esta política se
aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan
datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de HYUNDAI COLOMBIA S.A.S., en su calidad de Responsable.
La cobertura de las presentes políticas cobija a
todos los clientes, proveedores,
empleados de HYUNDAI COLOMBIA S.A.S.,
así como a los potenciales vinculados con quienes la Compañía
mantiene comunicación.
HYUNDAI
COLOMBIA S.A.S., trata los datos personales señalados a continuación
de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de
2012 y de conformidad con las finalidades autorizadas por los titulares de la
información:
|
BASE DE DATOS |
DATOS PERSONALES |
FINALIDAD |
TIPO DE TRATAMIENTO |
|
CLIENTES |
· Nombres y apellidos. · Tipo y número de identificación. · Nacionalidad y país de residencia. · Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales y/o
laborales). · Direcciones postales y electrónicas (personales y/o
laborales). · IP del cliente, a través de cookies. · Profesión u oficio. |
a. Anunciar programas o campañas de fidelización con beneficios.
b. Contactar con miras a establecer futuras relaciones
comerciales y envío de publicidad c. Contactar para campañas de productos de marcas importadas por
las compañías del Grupo Empresarial y servicios de la marca Hyundai. d. Contactar para actualizar información de los datos
personales. e. Enviar información sobre servicios y/o la industria f. Envío de invitaciones a eventos de marcas relacionadas con la
industria g. Evaluar la calidad de nuestros servicios y el nivel de
satisfacción como clientes. h. Informar sobre campañas publicitarias, informativas o
promocionales. i. Llevar a cabo directamente o a través de su casa matriz,
filiales o subsidiarias, empresas terceras, aliados de negocios, actividades
de promoción, mercadeo o publicidad. j. Realizar cotizaciones y su envío sobre servicios de interés. k. Realizar estudios de mercado en tendencias y hábitos de
consumo. l. Todas aquellas actividades que resulten acordes con el objeto
de la sociedad y que sean idóneas para ejecutar actividades de mercadeo y
publicidad. m.
Transmitir y/o transferir los datos personales a su casa matriz, filiales o
subsidiarias o terceros aliados vinculados mediante relaciones comerciales
con la compañía a nivel nacional o internacional. n. Consultar en listas restrictivas o. Transmitir y/o transferir los datos personales a entidades
financieras vinculadas mediante relaciones comerciales con la compañía a
nivel nacional o internacional para realizar, validar, autorizar o verificar
transacciones financieras. p. Consultar los datos de los titulares contenidos en listas
restrictivas y demás bases de datos públicas, para prevenir, detectar,
monitorear, controlar y administrar el riesgo de lavado de activos,
financiación del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción
masiva. |
Automatizado |
|
PROVEEDORES |
· Nombres y apellidos. · Tipo y número de identificación. · Nacionalidad y país de residencia. · Fecha de nacimiento y género. · Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales
y/o laborales). · Direcciones
postales y electrónicas (personales y/o laborales). · Fax (personal
y/o laboral). · IP del cliente,
a través de cookies. · Profesión u
oficio. · Compañía en la
que labora y cargo. |
a. Consultar y reportar ante las centrales de riesgo información
correspondiente a antecedentes de tipo legal y financiero b. Consultar en listas restrictivas c. Gestionar y utilizar los datos personales entregados en el
formulario de creación de proveedores y cualquier otro que se requiera para
inscribir al tercero interesado como proveedor de la compañía. d. Creación y
conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables. e. Surtir y
tramitar cualquier registro institucional como el registro nacional de bases
de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio f. Enviar cartas,
revistas y comunicaciones con los servicios y productos ofrecidos por las
compañías del Grupo Empresarial al que pertenece la compañía. g. Gestión de
peticiones, quejas y reclamos. h. Transmitir y/o
transferir los datos personales a entidades financieras vinculadas mediante
relaciones comerciales con la compañía a nivel nacional o internacional para
realizar, validar, autorizar o verificar transacciones financieras. i. Consultar los
datos de los titulares contenidos en listas restrictivas y demás bases de
datos públicas, para prevenir, detectar, monitorear, controlar y administrar
el riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y de la
proliferación de armas de destrucción masiva. |
Automatizado |
|
EMPLEADOS |
. Nombres y
apellidos. · Tipo y número
de identificación. · Nacionalidad y
país de residencia. · Fecha de nacimiento y
género. · Estado civil. ·Información
familiar general. · Teléfonos fijos y celulares de contacto
(personales y/o laborales). · Direcciones
postales y electrónicas (personales y/o laborales). · Profesión u
oficio. · Huellas,
Firmas, firmas electrónicas · Datos
económicos · Datos generales
relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social · Fotografías y
Videos ·Compañía en la
que labora y cargo. |
a. Tramitar la
generación de extractos, la realización de actividades de cobranza,
cumplimiento de las órdenes de autoridades judiciales o administrativas b. Informar sobre
cursos, programas y capacitaciones de la compañía relacionados con la
industria. c. Contactarlo,
enviar publicidad y contenido relacionado actividades de mercadeo d. Enviar cartas,
revistas y comunicaciones con los servicios y productos ofrecidos por las
compañías del Grupo Empresarial al que pertenece la compañía. e. Utilizar fotos
e imágenes en páginas web, redes sociales, prensa y digital f. Manejo de la
información referente a procedimientos que requiera el área de Recursos
Humanos. g. Actualización
de datos de todo el personal de planta del grupo Astara como requerimiento de
OEA. h. Información
general como beneficios para los empleados: afiliaciones seguro de vida,
exequias y Convenios de prestación de servicios médicos. i. Gestión de
Nómina j. Transmitir y/o
transferir los datos personales a entidades financieras vinculadas mediante
relaciones comerciales con la compañía a nivel nacional o internacional para
realizar, validar, autorizar o verificar transacciones financieras. k. Consultar los
datos de los titulares contenidos en listas restrictivas y demás bases de
datos públicas, para prevenir, detectar, monitorear, controlar y administrar
el riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y de la
proliferación de armas de destrucción masiva. |
Automatizado |
|
VISITANTES |
· Nombres y apellidos. · Tipo y número de identificación. · Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales y/o
laborales y/o terceros allegados). · Firma · Datos generales relacionados con afiliación al sistema
integral de seguridad social |
a. Contactar con
terceros allegados a usted en caso de accidentes, enfermedades o evento
desastroso. b. Contactarlo en
caso de pérdida de documento de visitante (tarjeta de proximidad brindada por
el edificio) para la respectiva devolución c. Dar
cumplimiento a los estándares de seguridad internos de la compañía en caso de
hurto, robo, atentado. |
Automatizado |
HYUNDAI
COLOMBIA S.A.S les informa a los titulares del tratamiento de
datos personales que los derechos que pueden ejercer de acuerdo con la Ley 1581
de 2012, son los siguientes:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus
datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del
Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización
otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe
como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el
artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del
Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso
que le ha dado a los datos personales del Titular.
4. Presentar ante la Superintendencia
de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente
ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o
solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio
haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido
en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus
datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
En HYUNDAI COLOMBIA S.A.S el área
responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos será el Oficial
de Protección de Datos por intermedio del correo electrónico [email protected].
El titular del dato personal podrá interponer consultas y reclamos para ejercer sus derechos a conocer,
actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, en el
correo previamente mencionado.
Los titulares de datos personales o sus
causahabientes podrán solicitar la consulta de sus datos personales a los
canales descritos en el capítulo anterior.
Las consultas, deberán contener como
mínimo: i) la identificación completa del titular, ii)
los que se pretende consultar, ii) dirección, iii) correo electrónico, iv)
teléfono de contacto y; v) en caso de ser causahabientes anexar el respectivo
documento que lo demuestre.
La consulta será atendida por HYUNDAI COLOMBIA S.A.S en un
término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de
recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, HYUNDAI COLOMBIA S.A.S informará al
interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá
su solicitud en un tiempo máximo de 5 días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
Cuando la consulta no sea clara, no se
entienda, o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar una respuesta
por parte de HYUNDAI COLOMBIA
S.A.S, ésta le informará al titular o al causahabiente para que
nuevamente presente la consulta a más tardar dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes al requerimiento por parte de la entidad. Transcurrido dos
(2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, HYUNDAI
COLOMBIA S.A.S entenderá, que el titular o causahabiente ha
desistido de la consulta.
Cuando el titular o causahabiente
considere que la información contenida en nuestra base de datos deba ser objeto
de corrección, autorización, supresión o revocación de autorización, podrá
presentar reclamo a los canales de atención dispuesto para tal fin en el
capítulo anterior
Este reclamo deberá contener como
mínimo: i) la identificación completa del titular, ii)
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, iii)
dirección del domicilio, iv) correo electrónico, v)
teléfono de contacto y; vi) acompañamiento de los documentos que el titular o
causahabiente quiere hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto HYUNDAI COLOMBIA S.A.S , requerirá
al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción
del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) meses desde la
fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, HYUNDAI COLOMBIA
S.A.S entenderá, que el titular o causahabiente han desistido del
reclamo.
HYUNDAI
COLOMBIA S.A.S , dará respuesta al reclamo en un término máximo de
quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su
recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se
informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá
su reclamo sin que sobrepase 8 días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
Se les informa a los titulares de datos
personales que la supresión o revocatoria de autorización de tratamiento de
datos no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de
permanecer en la base de datos de HYUNDAI
COLOMBIA S.A.S
De acuerdo con el Decreto 1377 de
2013, HYUNDAI COLOMBIA S.A.S sólo
podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de una
persona, durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las
finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones
aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos,
contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la
o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que
dispongan lo contrario, HYUNDAI
COLOMBIA S.A.S deberá
proceder a la supresión de los datos personales en su posesión.
Como excepción a lo anterior HYUNDAI COLOMBIA S.A.S podrá
conservar los datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de
una obligación legal o contractual.
La presente política de tratamiento de
datos personales es de fecha 23 de agosto de 2021 y su última actualización de
fecha 5 de marzo de 2024 Su vigencia es indefinida.